Dodatek do programu Comarch ERP XL służy do sprawdzania poprawności danych i powiadamianiu o potencjalnych zagrożeniach.
Programy ERP gromadzą dane, przeliczają je i niekiedy powielają dla sprawniejszej prezentacji. Kultura pracy użytkowników nie zawsze sprzyja temu, że są one wprowadzane dobrze. Niepoprawnie wdrożone mechanizmy, jak np. schematy księgowe mogą powodować narastanie niezgodności. Kolejny czynnik mający wpływ na niespójność danych to niestandardowe rozszerzenia w postaci triggerów lub ręczne modyfikacje w bazie danych wykonywane przez deweloperów, którzy nie zawsze są w stanie przewidzieć wszystkie konsekwencje. Bywa, że sam program na skutek zderzenia pewnych okoliczności zapisze do bazy dane w sposób nieprawidłowy.
Praktyka pokazuje, że szybkie zlokalizowanie błędu umożliwia w większości przypadków łatwe wyelinowanie go. Na drugi dzień po zdarzeniu sami możemy poprawić właściwość konta i ponownie zaksięgować dokumenty lub podmienić źle wystawioną fakturę dla odbiorcy. Nieprawidłowości wykryte już miesiąc później bywają trudne do wyprostowania. Gdy jednak dochodzi do zamknięcia roku wszelkie powstałe dotychczas błędy mogą skutecznie utrudnić ten proces, a ich usunięcie może być bardzo kosztowne lub wręcz nie możliwe.
Wychodząc na przeciw temu zagrożeniu stworzyłem program, który wyłapuje różnego rodzaju nieprawidłowości i natychamiast wysyła powiadomienie mailowe. Powstał on w czasach, gdy koordynowałem wdrożenie w dużej firmie dystrybucyjnej, a błędy i naruszenia popełniane przez samych użytkowników powodowały różne nieprzyjemne konsekwencje dla firmy.
Program składa się z dwóch części: silnika odpowiedzialnego za jego działanie oraz zestawu procedur testowych. Na moment gdy piszę ten tekst (czerwiec 2013) ich liczba wynosi około 150.
Procedury testowe to zapytania kierowane do bazy w poszukiwaniu znanych nieprawidłowości. Powstają one w wyniku doświadczeń zbieranych w pracy z różnymi klientami i różnymi wersjami programu. W przeciwieństwie do standardowych testów integralności pokazują w sposób czytelny tylko istotne informacje. Informują jakiego rodzaju jest nieprawidłość, jakie ma konsekwencje i jak należy się jej pozbyć. Wszystkie procedury uruchamiane są codziennie po zakończeniu pracy w firmie.
Zakres standardowego pakietu procedur jest często rozszerzany o indywidualne potrzeby klienta. Możliwe jest dodanie testów powiadamiających o pewnych zdarzeniach biznesowych. Przykłady takich powiadomień to: przekroczona minimalna marża sprzedaży, przekroczony normatyw towaru na magazynie, zbyt długo zalegający na magazynie zasób, nie rozliczona od dłuższego czasu należność, zmiana statusu jakiegoś dokumentu, itp.
Zobacz przykłady powiadomień generowanych przez System Wczesnego Ostrzegania: księgowe magazynowe.
Pochodną tego narzędzia jest usługa audytu polegająca na jednorazowym sprawdzeniu danych.